Gestion du fichier d'enfants

Appuyez sur le bouton pour accéder à l'écran de gestion du fichier enfant.

Fenêtre de gestion du fichier enfants

Appuyez sur la touche pour créer une nouvelle fiche enfant.

Le bouton permet de dupliquer la fiche enfant courante. Cette fonction est utile pour créer une fratrie.La fiche de l'enfant sélectionné est recopiée, à l'exception du prénom et de la date de naissance. La fiche est ensuite ouverte pour modification.

Pour modifier une fiche enfant, double-cliquez sur le tableau ou appuyez sur le bouton

Le bouton permet de supprimer la fiche enfant courante. Le logiciel procédera à un contrôle d'intégrité avant d'autoriser la suppression de la fiche enfant courante, ainsi, il ne sera pas possible de supprimer une fiche enfant si il existe encore des prestations enregistrées pour cet enfant. Pour procéder à une suppression des données enfant, il est conseillé d'utiliser la fenêtre de gestion des clôtures et purges.

Le bouton permet d'accéder à l'écran d'impression enfant.

Le symbole indique que la case Documents fournis a été cochée dans la fiche enfant.

La case Afficher masquées permet d'afficher les fiches enfants masquées.

Identification de l'enfant et rattachement à une famille

Renseignez les informations concernant l'identité. Il vous faudra créer les équipes lors de la création de la première fiche enfant. Cette information est importante car elle permet d'ajuster la capacité d'accueil de votre structure.

Onglet de gestion de l'identité de l'enfant

Appuyez sur le bouton pour rattacher l'enfant à une famille.  La fenêtre de sélection de famille apparaît alors.

Sélection du responsable légal

Sélectionnez la famille de rattachement. Puis appuyez sur le bouton sélectionner pour revenir à la fenêtre précédente. Dans le cas des parents séparés, ou de garde alternée, il est possible d'indiquer les coordonnées du second parent.

Vous pouvez également inclure une photo de l'enfant si les parents ne s'y opposent pas (cette photo peut être obtenue à partir d'un fichier existant ou directement à partir du scanner connecté à votre ordinateur).

Information scolarité, cantine scolaire et allergies alimentaires.

Vous pouvez ensuite remplir les renseignements concernant la scolarité en appuyant sur l'onglet Scolarité. La fenêtre suivante apparaît.

Onglet de gestion de la scolarité de l'enfant

Il vous suffit de renseigner les différentes informations. Si vous utilisez le logiciel pour la gestion d'une cantine scolaire, n'oubliez pas de renseigner le champ Restaurant. Vous devez ensuite remplir le questionnaire médical.

Le tableau contraintes alimentaires sert à saisir les différentes restrictions alimentaires qui s'appliquent à l'enfant. Utilisez les touches pour ajouter / modifier / supprimer une contrainte alimentaire.

Saisie d'une contrainte alimentaire enfant

Rattachement de l'enfant à un tarif spécifique

Cette fonctionnalité n'est utile que dans le cas ou les enfants d'un même fratrie ne bénéficient pas d'une tarification identique.En cliquant sur l'onglet Tarifs la fenêtre d'attribution des tarifs s'ouvre :

Affectation d'un tarif particulier à l'enfant

Cette fenêtre permet de rattacher un enfant à des tarifs existant. En rattachant l'enfant à un ou plusieurs tarifs, vous accélérerez et automatisez les opérations de saisie des réservations et des présences.

Cliquez alors sur le bouton pour créer un tarif enfant la fenêtre suivante est alors affichée :

Sélection d'un tarif à associer à l'enfant

Sélectionnez un ou plusieurs tarifs à rattacher à l'enfant puis appuyez sur le bouton pour rattacher à l'enfant les tarifs sélectionnés.

Le bouton permet de supprimer le rattachement au de l'enfant au tarif. Les boutons et permettent  de modifier l'ordre d'affichage des tarifs enfants.

Le tableau Indice tarif enfant du bas de la fenêtre n'est utilisé que dans le cas d'une gestion de tarif indicée.

Gestion des informations médicales diverses

En cliquant sur l'onglet Médical. La fenêtre suivante s'ouvre :

Onglet de gestion des renseignements médicaux

Comme précédemment vous devez remplir cette fiche avec beaucoup de soin. Elle est souvent très utile en cas d'urgence.

Gestion des vaccinations, allergies et contres-indications

En appuyant sur l'onglet Vaccinations, vous pourrez alors afficher l'écran relatif à la gestion des vaccinations (les rappels hors délais sont affichés en rouge) et des maladies et contres-indications :

Onglet de gestion des vaccinations, maladies, contres-indications et allergies

En appuyant sur le bouton vous pourrez ajouter une nouvelle vaccination, ou une nouvelle maladie ou contre-indication. En double cliquant sur le nom d'une vaccination, ou sur le bouton vous pourrez éditer le détail de la vaccination/maladie sélectionnée :

Détail vaccination, maladie, contre-indication

Choisissez une vaccination ou une maladie dans la liste (si cette dernière n'existe pas dans la liste, vous pouvez la créer en appuyant sur le bouton ), indiquez une date et un commentaire éventuel, puis appuyez sur le bouton pour fermer la fenêtre de détail

Gestion du ramassage

Appuyez sur l'onglet Ramassage, pour afficher la fenêtre de gestion du ramassage.

Onglet de gestion du ramassage

Sélectionnez dans la liste l'option Pas de ramassage, si l'enfant n'est pas concerné par ce service.

Si votre structure gère le ramassage, il vous faudra créer auparavant les différents circuits et arrêts. Pour savoir comment créer les circuits et les arrêts de ramassage, reportez vous à la section Gestion du ramassage.

Autorisations, personnes habilitées, informations diverses

En appuyant sur l'onglet Divers, vous pourrez saisir un certain nombre d'informations complémentaires relatives à l'enfant :

Onglet de gestion des informations diverses

Contrat d'accueil

Onglet de gestion du contrat d'accueill

Gestion électronique des documents enfants

L'onglet G.E.D. permet d'accéder au module de gestion électronique des documents. Ce module permet de numériser et de gérer les différents documents en relation avec la fiche enfant (autorisations, certificats divers, etc...).

Gestion des documents enfants numérisés

Appuyez sur le bouton pour ouvrir la fenêtre de numérisation des documents.

Pour imprimer, ou consulter le détail du document numérisé, double cliquez sur la liste des documents, ou appuyez sur le bouton . La fenêtre de consultation du document numérisé s'ouvrira alors.

Le bouton permet de supprimer un document numérisé.

Affichage des prestations enfant

Affichage des prestations de l'enfant

Cette fenêtre affiche la liste de prestations enregistrées pour l'enfant.

Pour afficher le détail d'une prestation, double-cliquez dessus ou appuyez sur le bouton

Pour effacer une prestation non facturée, appuyez sur le bouton

Pour transformer une réservation en prestation effective, appuyez sur le bouton

Appuyez sur le bouton pour enregistrer la fiche enfant et revenir à l'écran de gestion du fichier enfant.